E-Rechnungen
Im B2B-Bereich ist es seit 1. Januar 2025 Pflicht E-Rechnungen mit maschinenlesbaren Datensätzen empfangen, verarbeiten & speichern zu können. E-Rechnungen sind nicht zu vergleichen mit PDF-Rechnungen die Sie möglicherweise per E-Mail geschickt bekommen. Auf den ersten Blick sind E-Rechnungen für Menschen nicht lesbar. Umso wichtiger ist, dass Sie bei dem Erhalt einer E-Rechnung richtig mit dieser umgehen. Sonst könnten Sie schlimmstenfalls den Vorsteuerabzug verlieren. Wir zeigen Ihnen was sie unbedingt beachten müssen!
XRechnung (XML-Datei)
Die XML-Datei ist eine nicht visuelle Form der E-Rechnung, die Sie ausschließlich nur mit Hilfe einer Rechnungssoftware auslesen können. Das heißt also, auf den ersten Blick können Sie nichts auf der Rechnung erkennen. Mit einer entsprechenden Software, wie beispielsweise von DATEV können Sie hier die Rechnung für Sie ersichtlich machen & abspeichern. Reine XML-Dateien kommen sehr selten vor & werden kaum versendet. Beliebter ist die Kombination der ZUGFeRD-Rechnung.
ZUGFeRD-Rechnung
Hier handelt es sich um eine Kombination aus XML-Datei & PDF-Datei. Mit Hilfe der angehängten PDF-Datei haben Sie also eine visuelle Form gleich beigelegt bekommen. Wichtig ist, dass Sie allerdings mit der XML-Datei auf jeden Fall weiterarbeiten & diese abspeichern. Die PDF-Datei dient ausschließlich für Sie. Auch die ZUGFeRD-Rechnung können Sie in ihrer Rechnungssoftware optimal abspeichern & mit dieser weiterarbeiten.